1. Scritture contabili obbligatorie
Le scritture contabili sono la prova dei fatti che caratterizzano l’impresa in quanto rivestono la funzione di fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale ed economica di impresa.
Le scritture contabili sono disciplinate dall’art. 2214 c.c. che fissa il principio generale di redazione secondo cui l’imprenditore che esercita attività commerciale deve tenere:
– Il libro giornale e il libro degli inventari. Il libro degli inventari è un registro periodico redatto all’inizio di ogni esercizio amministrativo e contiene l’indicazione della situazione patrimoniale dell’impresa. Nello specifico, vi sono indicate tutte le attività e passività e il loro relativo valore. Il libro giornale è invece un registro cronologico e analitico in cui vengono riportate quotidianamente le operazioni. L’inventario si chiude col il bilancio, il documento contabile composto dallo stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario, che fornisce una situazione patrimoniale ed economica chiara e dettagliata alla fine di ciascun esercizio amministrativo.
– Le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa: scritture che, seppur non disciplinate civilmente, assumono il carattere dell’obbligatorietà conferito dalle caratteristiche dell’attività. Esempi di tali scritture sono i libro mastro, i libri magazzino ecc.
Ai sensi del predetto articolo sono esclusi dall’obbligo di regolare tenuta delle scritture contabili i piccoli imprenditori.
L’art. 2219 c.c. disciplina invece il rigore delle scritture contabili: esse “devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.
I registri contabili vanno conservati per almeno 10 anni dalla data di registrazione (art. 2220 del codice civile). Nello stesso termine devono inoltre essere conservate lettere, fattura, telegrammi e ogni altro documento relativo all’attività di gestione d’impresa.
2. Soggetti obbligati
La normativa fiscale, a differenza di quella civilistica, non opera una distinzione in tema di obbligo di redazione delle scritture contabili tra imprenditore commerciale e piccolo imprenditore. Il D.pr 600/73, che definisce i soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili, prevede l’obbligo anche per alcuni soggetti non contemplati dalla normativa civilistica. La stessa normativa consente, ad esempio, ai piccoli imprenditori di adottare un regime di contabilità semplificata caratterizzata da adempimenti e registri contabili più semplici.
3. Efficacia probatoria
Le scritture contabili non sono accessibili a tutti ma il carattere di riservatezza viene meno in abito processuale: le scritture contabili sono, infatti, strumenti di garanzia che delineano la situazione economico-finanziaria delle imprese e, in quanto tali, possono essere usati come mezzo di prova a favore o contro l’imprenditore. In particolare le scritture contabili, siano o meno redatte regolarmente, possono essere usate da terzi contro l’imprenditore che è obbligato alla redazione il quale ha la facoltà di opporsi provando il contrario. Le norme che regolano, invece, l’utilizzo a mezzo prova delle scritture contabili a favore dell’imprenditore sono più rigorose e sono subordinate a tre condizioni: le scritture contabili devono essere regolarmente redatte ed essere ritenute valide dal giudice, deve trattarsi di controversia relativa all’attività di impresa e la controparte deve essere un imprenditore.
Nelle controversie tra imprenditori il giudice può richiedere l’acquisizione delle prove attraverso esibizione di alcune scritture contabili o libri al fine di estrapolare le sole informazioni relative alla controversia o, in alternativa e solo in caso di controversie relative a scioglimento della società, comunione dei beni e successione mortis causa, il giudice può richiedere la comunicazione delle scritture contabili nel loro complesso.
